Steuer-Lexikon

Aufbewahrung der Belege und Einzelaufzeichnungen von Betriebseinnahmen bei Einnahmen-Überschuss-Rechnung

Auch die Einnahmen-Überschuss-Rechnung setzt voraus, dass die Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben durch Belege nachgewiesen werden. Einnahmen sind einzeln aufzuzeichnen. Dem Grundsatz nach gilt das auch für Bareinnahmen; die Tatsache der sofortigen Bezahlung der Leistung rechtfertigt nicht, die jeweiligen Geschäftsvorfälle nicht einzeln festzuhalten. Aus Gründen der Zumutbarkeit und Praktikabilität (Vielzahl von einzelnen Geschäften mit geringem Wert, z. T. Centbeträge) besteht die Pflicht zur Einzelaufzeichnung jedoch nicht für Einzelhändler (und vergleichbare Berufsgruppen), die im Allgemeinen Waren an ihnen der Person nach unbekannte Kunden über den Ladentisch gegen Barzahlung verkaufen.

Allerdings sind auch Steuerpflichtige, die ihren Gewinn durch Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermitteln, verpflichtet, die der Gewinnermittlung zugrunde liegenden Belege aufzubewahren. Eine solche Aufbewahrungspflicht ergibt sich in der Regel aus der Abgabenordnung, aber auch aus der den Steuerpflichtigen obliegenden Feststellungslast. Gerade in Fällen, in denen Steuerpflichtigen eine Einzelaufzeichnungspflicht nicht zugemutet werden kann, muss die Einnahmeermittlung - z.B. bei Einsatz von Registrierkassen durch Erstellung und Aufbewahrung der Kassenendsummenbons - nachvollziehbar dokumentiert und überprüfbar sein.

Die (ggf. freiwillige und im eigenen Interesse liegende) Aufbewahrung aller Belege ist im Regelfall notwendige Voraussetzung für den Schluss, dass nicht nur die geltend gemachten Betriebsausgaben als durch den Betrieb veranlasst angesehen werden, sondern auch die Betriebseinnahmen vollständig erfasst sind. Nur bei Vorlage geordneter und vollständiger Belege verdient eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung Vertrauen und kann für sich die Vermutung der Richtigkeit in Anspruch nehmen.

Anmerkung: Einzelhändler, die Registrierkassen verwenden und die täglichen Kassenendsummenbons nicht aufbewahren, riskieren eine Schätzung der Betriebseinnahmen. Dies gilt nicht nur für die Bilanzierenden, sondern auch für die Einnahmen-Überschuss-Rechner.

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