Aufbewahrungsfristen 2022
Welche Dokumente können ab 1. Januar 2022 vernichtet werden?
Jeder Kaufmann ist verpflichtet, geschäftliche Unterlagen über einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. Man unterscheidet dabei Fristen von sechs und zehn Jahren. Die Aufbewahrungspflicht beginnt jeweils mit Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzten Änderungen oder Handlungen in den jeweiligen Unterlagen vorgenommen wurden bzw. Handelsbriefe empfangen oder abgesandt worden sind.
Folgende Unterlagen können ab 01.01.2022 vernichtet werden:
| Gesetzliche Aufbewahrungs- frist in Jahren | Jahr aus dem die Unterlagen 2022 vernichtet werden dürfen | |
| A | ||
| Abhängigkeitserklärungen | 10 | 2011 |
| Abrechnungsbelege | 10 | 2011 |
| Abtretungserklärungen | 6 | 2015 |
| Akkordunterlagen | 10 | 2011 |
| Akkreditive | 6 | 2015 |
| Aktenvermerke (soweit steuerrechtlich relevant) | 10 | 2011 |
| An-, Ab- und Ummeldungen der Krankenkassen | 6 | 2015 |
| Angebotsunterlagen, die nicht zum Auftrag geführt haben | 0 | sofort |
| Angebotsunterlagen, die zum Auftrag geführt haben | 6 | 2015 |
| Angestelltenversicherung | 10 | 2011 |
| Anhang | 10 | 2011 |
| Anlageverzeichnisse | 6 | 2015 |
| Anleihebücher | 10 | 2011 |
| Anträge auf Arbeitnehmersparzulage | 10 | 2011 |
| Anwesenheitsliste soweit für Lohnbuchhaltung erforderlich | 10 | 2011 |
| Arbeitsanweisungen für EDV- Buchführung | 10 | 2011 |
| Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (Krankmeldung) | 5 | 2016 |
| Ausgangsrechnungen | 10 | 2011 |
| Außendienstabrechnungen | 10 | 2011 |
| B | ||
| Bahnabrechnungen | 10 | 2011 |
| Bahnfrachtbriefe | 6 | 2015 |
| Bankauszüge, Bankbelege | 10 | 2011 |
| Bankbürgschaften | 6 | 2015 |
| Bauakten (Lebensdauer des Bauwerks) | - | - |
| Bauantragskostennachweise (Lebensdauer des Bauwerks) | - | - |
| Baubeschreibungen (Lebensdauer des Bauwerks) | - | - |
| Baubücher (Lebensdauer des Bauwerks) | - | - |
| Baugenehmigungen (Lebensdauer des Bauwerks) | - | - |
| Beitragsabrechnungen zur Sozialversicherung | 10 | 2011 |
| Belastungsanzeigen (intern und extern) | 10 | 2011 |
| Belege, Sammelbelege, Beleglisten soweit Buchungsunterlagen | 10 | 2011 |
| Bestell- und Auftragsunterlagen | 6 | 2015 |
| Beteiligungsunterlagen | 10 | 2011 |
| Betriebsabrechnungsbögen | 10 | 2011 |
| Betriebskostenabrechnungen | 10 | 2011 |
| Betriebsprüfungsberichte | 6 | 2015 |
| Bewertungsunterlagen | 10 | 2011 |
| Bewirtungsunterlagen | 10 | 2011 |
| Bilanzen | 10 | 2011 |
| Bilanzanlagen | 10 | 2011 |
| Buchungsanweisungen, Buchungsbelege | 10 | 2011 |
| Bürgschaftsinformationen (nach Vertragsende) | 6 | 2015 |
| C | ||
| Carnet-Zolldokumente | 6 | 2015 |
| Clearingauszüge | 6 | 2015 |
| Clearing-Belege | 10 | 2011 |
| D | ||
| Darlehensunterlagen (nach Vertragsablauf) | 10 | 2011 |
| Dateien (soweit Verfahrensdokumentationen) (§ 47 AO) | 10 | 2011 |
| Datensicherungen | 10 | 2011 |
| Dauerauftragsunterlagen | 6 | 2015 |
| Debitorenbuchhaltung, Debitorenlisten | 10 | 2011 |
| Depotbücher, Depotauszüge und Depotbestätigungen | 10 | 2011 |
| Dokumentation für Programme und Systeme bei EDV, Fehlerprotokolle | 10 | 2011 |
| Doppelbesteuerungsunterlagen | 6 | 2015 |
| E | ||
| Edelmetallbestände, Edelmetallumsätze | 10 | 2011 |
| EDV-Unterlagen, soweit zum Verständnis der Buchführung erforderlich | 10 | 2011 |
| (Ablaufdiagramme. Blockdiagramme und ähnliche Organisationsbeschreibungen) | 10 | 2011 |
| Effektenkassenquittungen, Effektenempfangsbescheinigungen, Effektenbuch | 10 | 2011 |
| Einfuhrunterlagen | 6 | 2015 |
| Eingangsrechnugnen | 10 | 2011 |
| Einheitswertunterlagen | 10 | 2011 |
| E-Mails mit steuerrelevantem Inhalt | 10 | 2011 |
| Essensmarkenabrechnungen | 10 | 2011 |
| Exportunterlagen | 6 | 2015 |
| F | ||
| Fahrtkostenerstattungsunterlagen | 10 | 2011 |
| Feuerversicherungsunterlagen | 6 | 2015 |
| Frachtbriefe | 6 | 2015 |
| Freistempelabrechnungen | 10 | 2011 |
| G | ||
| Gebäude- und Grundstücksunterlagen (Bauakten, Pläne, Schätzungen, Genehmigungen, Abrechnungen über Anschaffungs- oder Herstellungskosten), soweit Inventar | 10 | 2011 |
| Gehaltslisten | 10 | 2011 |
| Geschäftsberichte | 10 | 2011 |
| Geschäftsbriefe | 6 | 2015 |
| Geschenknachweise | 10 | 2011 |
| Gesellschafterversammlung /-beschlüsse (Protokolle und sonstige Unterlagen) | 10 | 2011 |
| Gewerbesteuerunterlagen | 10 | 2011 |
| Gewinn- und Verlustrechnungen | 10 | 2011 |
| Grundbuch- und Journalblätter, wenn Inventare | 10 | 2011 |
| Gründungsakten der Gesellschaft | 10 | 2011 |
| Gutachten | 10 | 2011 |
| Gutschriften, Gutschriftsanzeigen | 10 | 2011 |
| H | ||
| Handelsbriefe | 6 | 2015 |
| Handelsbücher | 10 | 2011 |
| Handelsregisterauszüge | 10 | 2011 |
| Hauptabschlussübersicht | 10 | 2011 |
| Hauptbücher | 10 | 2011 |
| Hauptversammlungen (Beschlüsse, Protokolle, sonstige Unterlagen) | 10 | 2011 |
| Hypothekenpfandbriefe | 6 | 2015 |
| I | ||
| Inkassobücher, -karteien, -quittungen | 10 | 2011 |
| Investitionszulage (Unterlagen) | 6 | 2015 |
| Inventare, Inventarnachweise | 10 | 2011 |
| Investitionszulagen Unterlagen | 6 | 2015 |
| J | ||
| Jahresabschluss | 10 | 2011 |
| Jahreslohnnachweise für Berufsgenossenschaften | 10 | 2011 |
| Journale für Hauptbuch und Kontokorrent | 10 | 2011 |
| Jubiläumsunterlagen, Jubilarfeiern | 10 | 2011 |
| K | ||
| Kalkulationsunterlagen | 10 | 2011 |
| Kassenberichte | 10 | 2011 |
| Kassenbücher und -blätter | 10 | 2011 |
| Kassenzettel | 10 | 2011 |
| Kontenpläne und -änderungen | 10 | 2011 |
| Kontoauszüge, Kontenregister | 10 | 2011 |
| Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte | 10 | 2011 |
| Kostenträgerrechnungen | 10 | 2011 |
| Krankenhaus-Buchführungsunterlagen | 10 | 2011 |
| Kreditorenbuchhaltung | 10 | 2011 |
| Kreditunterlagen (soweit Buchungsbelege) | 10 | 2011 |
| Kreditunterlagen (soweit Korrespondenz) | 6 | 2015 |
| Kurzarbeitergeldlisten und Anträge | 6 | 2015 |
| L | ||
| Ladescheine | 10 | 2011 |
| Lagebericht | 10 | 2011 |
| Lagerbücher | 10 | 2011 |
| Lastschriftanzeigen | 10 | 2011 |
| Leasingunterlagen (soweit Buchungsbelege) | 6 | 2015 |
| Leergutabrechnungen | 6 | 2015 |
| Lieferantenerklärungen (Präferenznachweise, Zoll, steuerlich ansonsten 6 Jahre) | 10 | 2011 |
| Lieferscheine, wenn Buchungsunterlagen | 10 | 2011 |
| Lohnkontenarten, Lohnbelege | 10 | 2011 |
| Lohnlisten | 10 | 2011 |
| Lohnsteuer-Jahresausgleichsunterlagen (für Arb./Angest.) | 10 | 2011 |
| Luftfrachtbriefe | 6 | 2015 |
| M | ||
| Mahnvorgänge, Mahnbescheide | 6 | 2015 |
| Maschinenkarteikarten (Inventur) | 10 | 2011 |
| Mietunterlagen, Mietverträge (nach Vertragsende) | 6 | 2015 |
| Mietunterlagen, Mietverträge (soweit Buchungsbelege) | 10 | 2011 |
| Mutterschaftsgeldunterlagen | 10 | 2011 |
| N | ||
| Nachnahmebelege (soweit Buchungsbelege) | 10 | 2011 |
| Nebenbücher | 10 | 2011 |
| O | ||
| Offenbarungseid, Anträge zur eidesstattlichen Versicherung | 6 | 2015 |
| Organisationsunterlagen und -pläne | 10 | 2011 |
| P | ||
| Pachtunterlagen, Pachtverträge (soweit Buchungsbelege; nach Vertragsende) | 10 | 2011 |
| Pachtunterlagen, Pachtverträge (soweit Handelsbriefe; nach Vertragsende) | 6 | 2015 |
| Patente und Patentunterlagen, nach Ablauf des Patents | 6 | 2015 |
| Patientenakten in Krankenhäusern (Krankengeschichte) ambulant und stationär | 30 | 1991 |
| Patientenakten in Arztpraxen | 10 | 2011 |
| Pensionskassenunterlagen, Unterlagen zu Pensionsrückstellungen | 10 | 2011 |
| Pfändungsunterlagen | 10 | 2011 |
| Postquittungsbücher | 10 | 2011 |
| Prämienunterlagen, z. B. über Versicherungsprämien, soweit Buchungsunterlagen | 10 | 2011 |
| Preislisten (soweit Bewertungsunterlagen) | 10 | 2011 |
| Protokolle (soweit Buchungsbelege) | 10 | 2011 |
| Provisionsabrechnungen mit Unterlagen | 10 | 2011 |
| Prozessakten (nach Abschluss des Prozesses) | 10 | 2011 |
| Prüfungsberichte des Abschlussprüfers | 10 | 2011 |
| Q | ||
| Qualitätsmanagement-Unterlagen | 10 | 2011 |
| Quittungen, wenn Buchungsunterlagen | 10 | 2011 |
| R | ||
| Rechnungen und Rechnungsunterlagen | 10 | 2011 |
| Rechtsstreitfälle mit allen Unterlagen, Klageakten - nach Verfahrensabschluss | 6 | 2015 |
| Reisekostenabrechnungen | 10 | 2011 |
| Repräsentationsaufwendungen (Unterlagen) | 10 | 2011 |
| S | ||
| Saldenbilanzen | 10 | 2011 |
| Saldenlisten | 10 | 2011 |
| Schadensunterlagen (soweit nicht Bilanzbelege) | 6 | 2015 |
| Scheck- und Wechselunterlagen (soweit Buchungsbelege) | 10 | 2011 |
| Schriftwechsel | 6 | 2015 |
| Schriftwechsel (auch innerbetrieblich) | 6 | 2015 |
| Schuldtitel | 10 | 2011 |
| Spendenbescheinigungen | 10 | 2011 |
| Steuerunterlagen | 10 | 2011 |
| Strahlenschutz-Anwendungen (Röntgenaufnahmen-RöV)* | 10 | 2011 |
| Strahlenschutz-Anwendungen (Röntgenbehandlung-RöV)* | 30 | 1991 |
| Strahlenschutzbelehrungen (RöV)* | 30 | 1991 |
| Strahlenschutzgesundheitsakte (RöV)* | 30 | 1991 |
| Strahlenschutzmessergebnisse (RöV)* | 30 | 1991 |
| T | ||
| Telefonkostennachweise | 10 | 2011 |
| Transportschadenunterlagen | 6 | 2015 |
| U | ||
| Überstundenlisten | 10 | 2011 |
| Unfallversicherungsunterlagen | 6 | 2015 |
| Unterlagen über dubiose Forderungen, Dubiosenbücher | 10 | 2011 |
| V | ||
| Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen) | 10 | 2011 |
| Verkaufsbücher | 10 | 2011 |
| Vermögensverzeichnis | 10 | 2011 |
| Versand- und Frachtunterlagen | 10 | 2011 |
| Versicherungspolicen (nach Ablauf der Versicherung) | 6 | 2015 |
| Versteigerungsunterlagen | 6 | 2015 |
| Verträge (nach Vertragsende, soweit kein Buchungsbeleg) | 6 | 2015 |
| Versorgungsunterlagen, soweit Buchungsunterlagen | 10 | 2011 |
| Viehregister | 10 | 2011 |
| VwL-Unterlagen (soweit Buchungsbelege) | 10 | 2011 |
| W | ||
| Wareneingangs- und -ausgangsbücher | 10 | 2011 |
| Wechsel | 10 | 2011 |
| Weihnachtsgratifikation | 10 | 2011 |
| Werbegeschenkenachweise | 10 | 2011 |
| Werbekostenbelege | 10 | 2011 |
| Wertberichtigungsunterlagen | 10 | 2011 |
| Wildhandelsbücher | 10 | 2011 |
| Z | ||
| Zahlungsanweisungen | 10 | 2011 |
| Zessionen | 6 | 2015 |
| Zinsabrechnungen | 10 | 2011 |
| Zollbelege | 10 | 2011 |
| Zollbelege über Einfuhrumsatzsteuer | 10 | 2011 |
| Zustellungsquittungen | 6 | 2015 |
| Zwischenbilanz (bei Gesellschafterwechsel oder Umstellung des Wirtschaftsjahres) | 10 | 2011 |
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